Symplifica
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¿Qué es?

Symplifica es la herramienta online más sencilla para administrar a empleados domésticos y de pequeñas empresas. Te apoyamos en todo el proceso de gestión de tu empleado desde la contratación hasta la correcta liquidación, permitiendote realizar los pagos y aportes con un solo clic, mientras manejamos todos los detalles del día a día de tus empleados según la ley y te garantizamos la mayor seguridad al guardar todos los documentos digitales de la relación laboral.

¿Qué beneficios obtengo?

Nuestros principales servicios son:

• Creamos un contrato laboral acorde a tus necesidades.
• Calculamos cuánto debes pagar y descontarle a tus empleados según la ley.
•Te hacemos la vida fácil permitiéndote pagar desde tu computador o celular la nómina y aportes de tus empleados y pagamos por ti las cesantías cada año.
•Te afiliamos a ti y a tus empleados a las administradoras de seguridad social.
•Generamos comprobantes de pago para controlar la relación laboral.
•Guardamos una carpeta digital con documentación de tu empleado y su historia laboral.
•Calculamos la liquidación y demás aportes que debes cancelar a tu empleado al terminar la relación laboral, y te damos los formatos que deben firmarse.
•Te permitimos pagar la liquidación electrónicamente.
•Te ofrecemos un servicio de consultoría jurídica opcional con costos exclusivos a través de nuestro aliado Alvarez, Lievano, Laserna Abogados, expertos en ley laboral.

¿Es para personas o empresas?

Nuestro servicio es para personas y empresas. Sin embargo, nuestra versión inicial sólo gestionará empleados domésticos de personas naturales. Si eres una empresa regístrate y pronto te contactaremos para darte a conocer nuestro producto para empresas.

¿Qué datos y documentos necesito para registrarme?

Para registrarte como empleador:

• Datos básicos (Nombre, Documento de Identidad, Lugar y Fecha de Expedición).
• Datos de contacto (dirección, teléfono).
• Entidades de seguridad social seleccionadas (ARL y caja de compensación).
• Datos de tu cuenta bancaria para pago de nómina y aportes (Banco, tipo de cuenta, número de cuenta).
• Copia del documento de identidad.
• Copia del RUT (del empleador).

Para registrar a tu empleado:

• Copia del documento de identidad.
• Datos básicos (nombre, teléfono, dirección, estado civil).
• Datos del contrato (sueldo, fecha de ingreso, tipo de empleado, días que labora).
• Entidades de seguridad social seleccionadas (EPS y fondo de pensiones).
Conoce todas las entidades AQUÍ
Conoce como sacar el RUT AQUÍ

¿Cómo me registro?

Dale clic al botón "Pruébalo ya", regístrate con tu nombre, correo electrónico y una clave y sigue las instrucciones que te vamos dando.

¿Puedo afiliar a mi empleado a seguridad social con Symplifica?

Sí. Si tu empleado no está afiliado a la seguridad social nosotros nos hacemos cargo de afiliarlo y de afiliarte a ti como su empleador sin necesidad de trámites complicados. No hacemos trámites de traslados de EPS ni Fondos de Pensión.

¿Cuánto cuesta Symplifica?

Se cobra una tarifa mensual por empleado. Estas tarifas varían de acuerdo al número de días a la semana que tus empleados laboran.

1. Entre 1 y 2 días a la semana: $18.500, IVA incluido
.
2. Entre 3 y 4 días a la semana: $24.500, IVA incluido.
3. Tiempo completo (5 días a la semana o más) $32.500, IVA incluido.

Los pagos electrónicos de la nómina y de los aportes de tus empleados tienen un costo adicional que depende del número de empleados que tengas:

*Los pagos electrónicos tiene un costo por transacción bancaria es de $5.900 pesos por transacción por empleado + 4x1.000.

Proveemos dos alternativas de pago:

• Cargo recurrente a tu cuenta corriente o de ahorros con autorización de débito automático.
• Cargo recurrente a tu tarjeta de crédito (Muy pronto en funcionamiento).

*Adicionalmente si deseas recibir asesoría jurídica laboral antes de iniciar tu proceso para aclarar tu situación actual, te proveemos, por una tarifa especial de 150.000 pesos, una sesión de consultoría con nuestros aliados expertos ALVAREZ LIEVANO LASERNA.

¿Hay alguna cláusula de permanencia?

No, puedes estar durante el tiempo que lo desees y finalizar en cualquier momento.

¿Si mi empleado ya está registrado a seguridad social cómo me ayudará Symplifica?

Nos encargaremos de la gestión mensual, alertarte sobre las fechas clave para pagos y aportes, te permitiremos pagar con un sólo clic desde cualquier lugar, llevaremos un control de la relación laboral, te apoyaremos con documentos en información durante el proceso y realizaremos correctamente la liquidación de tu empleado cuando decidan dar por terminado el contrato.

¿A que beneficios de ley tiene derecho mi empleado?

Si tu empleado trabaja por días:

Tiene derecho a ser afiliado a una ARL, recibir pensión, caja de compensación familiar, cesantías, intereses sobre las cesantías, días de vacaciones, auxilio de transporte y a afiliación a una EPS (a no ser que se encuentre afiliado al régimen subsidiado SISBEN).

Si tu empleado trabaja tiempo completo:

Tiene derecho a ser afiliado a una ARL y una EPS, recibir pensión, caja de compensación familiar, cesantías, intereses sobre las cesantías, días de vacaciones y auxilio de transporte (si no es interna).

¿Si he omitido algún tipo de aporte en el pasado Symplifica resuelve mi situación actual?

Symplifica no da asesoría jurídica. Sin embargo, como usuario registrado de Symplifica tienes acceso a tarifas preferenciales para una consulta jurídica con nuestros aliados Alvarez, Lievano, Laserna Abogados. Ellos te darán guía sobre los pasos que debes seguir para solucionar tu situación actual. Es muy importante entender que no todos los casos son iguales y que las soluciones generalmente implican el pago de pasivos al empleador y a la seguridad social. Si necesitaras hacer una consulta legal este servicio tiene un precio preferencial de $150.000 pesos por una consulta de una hora.

¿Cuánto debo pagar en seguridad social por mi empleado?

La cotización al Régimen Contributivo en salud del empleado dependiente es del 12.5% del salario mensual, del cual el 8.5% está a cargo del empleador y el 4% a cargo del empleado.

En materia pensional es del 16% del salario mensual, de este porcentaje el 12% está a cargo del empleador y el 4% a cargo del empleado.Si tu empleado trabaja por días y se encuentra afiliado al régimen subsidiado (SISBEN) no es necesario que haga los aportes en salud (EPS). Si embargo debe aportar 16% a pensión y 4% a caja de Compensación Familiar según los días laborados.

¿Debo entregarle dotación a mi empleada doméstica?

Si, debes entregarle dotación tres veces por año (uniforme y calzado).

¿Debo pagar primas de servicio a mi empleada doméstica?

Sí, a partir de este año el gobierno aprobó la ley 1788 que beneficia el pago de la prima a empleadas domésticas. Symplifica realiza los cálculos necesarios y te recuerda los pagos en las fechas oportunas.

¿Qué debo hacer si mi empleado sufre un accidente laboral?

Si tu empleado sufre un accidente en el lugar de trabajo comunícate a la línea de atención de tu ARL y repórtalo antes de 48 horas. Al recibir la incapacidad ve a la plataforma y en la pestaña de “empleados” registras la novedad de “Incapacidad” según los días que aplique.

¿Cuáles son causas de terminación de contrato?

Finalización del periodo de contrato:
• Para poder terminar tu contrato de forma correcta deberás dar un preaviso por escrito de terminación mínimo 30 días antes de la fecha de terminación del contrato. En caso de no hacerlo este se renovará automáticamente por la duración anterior o por un año si ha sido renovado por más de 3 veces.

Unilateralmente por parte del empleador:
• En este caso se deberá reconocer la correspondiente indemnización por despido sin justa causa. (Para término fijo es el valor correspondiente a lo que queda de la vigencia del contrato, Para término indefinido es 30 días por el primer año y 20 días por cada año de ahí en adelante).

Mutuo acuerdo:
• En el caso que ambas partes estén de acuerdo en dar por terminado el contrato antes de la fecha pactada en el contrato deberá firmarse un acta transaccional, además se debe reconocer al empleado una suma de dinero. No existe una cifra exacta, pero se sugiere que sea igual a la suma de despido sin justa causa.

Por renuncia libre: • En este caso no se debe reconocer ningún tipo de indemnización

¿Debo firmar algún tipo de contrato con mi empleado?

Sí. Es importante que mantengas un contrato laboral con todas las condiciones del trabajo a las que deben estar de acuerdo tanto tú como tu empleado para evitar futuros percances. Sí vas a iniciar con una relación nueva generaremos un contrato de acuerdo a tus necesidades y si es existente puedes mantener tu contrato actual o solicitar uno a Symplifica.

¿Cómo recibe el pago mi empleado?

➤ Efectivo: Te diremos cuanto debes pagar (sin embargo, no es el método más adecuado ya que no podemos hacer seguimiento del pago y es menos seguro).

➤ Transferencia electrónica: Realizaremos un débito automático desde tu cuenta bancaria hacia la cuenta de tu empleado en pocos clics.

Si tu empleado no cuenta con una cuenta bancaria podrías crear una cuenta Daviplata la cual no tiene costo para tu empleado. Si quieres conocer más haz clic aquí: ¿Cómo activar Daviplata? Las transferencias pueden tardar entre 1 y 3 días dependiendo del banco y tiene un costo dependiendo del número de empleados a los que le pagues la nómina. Para más detalles ve a la pregunta “¿Cuánto cuesta Symplifica?”

¿Quiero liquidar a mi empleado que debo hacer?

Ingresa a la plataforma y da clic en la pestaña “empleados”, luego en “Ver detalles” y una vez más en “Terminar contrato”. Allí deberás completar la información solicitada. Calcularemos por ti lo que debes pagar y te enviaremos los formatos que deben ser firmados por tu empleado.

¿Qué son las novedades?

Las novedades son todas aquellas circunstancias, permisos o incidentes ocurridos durante el periodo laboral, que afectan el flujo normal de las labores de tus empleados, algunas de ellas son:
➤ Trabajar horas extras, recargos nocturnos, préstamo, adelanto, incapacidades, accidente de trabajo, licencia de maternidad, licencia de paternidad, ausentismos, vacaciones.

Estas deben ser reportadas cada periodo para que sean contempladas en el pago de nómina.

¿Cuándo debo reportar las novedades?

Una vez empieces a usar Symplifica puedes reportar novedades en cualquier momento. Para que la novedad quede aplicada a la primera quincena debes reportarla antes del 13 de cada mes y para que quede aplicada en la segunda quincena debes reportarla antes del 26 de cada mes.

¿Qué debo hacer si mi empleado sufre un accidente laboral?

Si tu empleado sufre un accidente en el lugar de trabajo comunícate a la línea de atención de tu ARL y repórtalo antes de 48 horas y reportarlo en Symplifica.

¿Qué hago si mi empleado se incapacita?

Simplemente entras a la plataforma y en la pestaña de “empleados” registras la novedad de “Incapacidad” según los días que aplique. Sí la incapacidad es menor a dos días debes asumir el pago de esta, si es mayor debes comunicarte con la EPS de tu empleado para hacer el recobro de los días siguientes (Si tienes dudas comunícate con nosotros. Muy pronto podremos ayudarte con el recobro desde la plataforma).

¿Cómo reporto un prestamo o un adelanto?

Simplemente entras a la plataforma y en la pestaña de “empleados” registras la novedad de “Prestamos-Anticipos”. Recibirás un formato de solicitud el cual es importante que subas a la plataforma cuando tu empleado lo haya firmado.

Mi empleado quiere tomar días de vacaciones ¿qué debo hacer?

Simplemente entras a la plataforma y en la pestaña de “empleados” registras la novedad de vacaciones. Allí te pediremos las fechas del permiso. Recibirás un formato de solicitud de vacaciones el cual es importante que subas a la plataforma cuando tu empleado lo haya firmado.
En caso de que el trabajador quiera solicitar más días de los que tiene acumulados, puedes otorgarle una licencia no remunerada completando el formato.

El hijo de mi empleada está enfermo ¿cuántos días de permiso debo darle?

En el caso de que el hijo de tu empleada se encuentre incapacitado o haya sufrido un accidente, debes otorgarle una licencia remunerada la cual debes reportar a Symplifica. Esta licencia puede ser de hasta 5 días, sin embargo, la ley permite según la magnitud de la situación, ampliar el periodo de ésta a tu criterio, siempre y cuando sigas pagando la licencia.

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